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e-Factura

En colaboración con la Diputación Foral, varios Ayuntamientos de Gipuzkoa, entre los que se encuentra el de Pasaia, ofrecen la posibilidad de que los proveedores puedan emitir sus facturas en formato electrónico, lo cual redundará en beneficios para las dos partes.

¿Qué es la e-factura o factura electrónica?

Es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos firmados digitalmente con un certificado reconocido entre el proveedor y el Ayto. de Pasaia por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro).

¿Quién tiene que hacerla?

  • A partir del 1 de enero de 2016 cualquier proveedor que emita facturas al Ayuntamiento de Pasaia por un importe superior a 1000 € deberá enviarlas obligatoriamente en formato electrónico (Ver Norma 13.5 de ejecución presupuestaria)
  • Las facturas por importe inferior podrán ser enviadas en formato papel, pero se recomienda el uso del sistema electrónico.

¿Qué ventajas tiene?

  • AHORRO DE COSTES: Supresión del papel, tinta/tóner de impresoras/faxes, gastos de envío, ahorro de espacio de almacenamiento físico (armarios, archivadores, almacenes,...), control de acciones erróneas

  • AHORRO DE TIEMPO: Procesos administrativos más rápidos y eficientes; Agilidad en la localización de información, en el proceso de cobro y en la toma de decisiones; Reducción de tiempos de gestión; Control de acciones erróneas en los procesos de facturación; Obtención de información en tiempo real; Facilidad de integración con aplicaciones: posibilidad de integrar la información contenida en la factura electrónica en los distintos programas informáticos de la empresa, optimizando muchos procesos.

  • SEGURIDAD: Mínima probabilidad de falsificación. La firma electrónica dota de gran seguridad al proceso; Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos; Minimización del margen de error humano, como la perdida de información o extravío de documentos

  • CALIDAD DE SERVICIO: Nuevo canal de comunicación proveedor-Ayto.; Mejoras en el tiempo de operación y envío, y de resolución a consultas sobre facturación; Posibilidad de incorporación de pago en línea de los documentos; Impulso del comercio electrónico; Mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías.

¿Cuáles son los requisitos?

  • Hay que emitir la factura en un formato estandarizado, conocido como formato “Facturae”.
  • La factura tiene que estar firmada digitalmente con un certificado de firma reconocido (por ejemplo, IZENPE).
  • La factura electrónica debe remitirse a través de un medio autorizado (con servicio web o por el punto de entrega general).

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Existen muchas aplicaciones para generar facturas en formato “Facturae”.  Por ejemplo, las tres Diputaciones de la Comunidad autónomoa han desarrollado el programa ef4ktur, de uso libre y gratuito con el que podrás:

  • Generar todas tus facturas en formato "Facturae", es decir, en formato electrónico (si lo deseas, también permite generar facturas en papel).
  • Gestionar tus propias bases de datos de clientes y de productos
  • Firmar la factura con tu certificado digital
  • Enviar desde la propia aplicación la factura electrónica al Ayuntamiento (o a cualquier otro cliente)

Por supuesto, también puedes utilizar cualquier otro programa, siempre y cuando emita las facturas en el citado formato "Facturae".

¿Cómo se envía la factura electrónica?

Te recomendamos utilizar el citado programa ef4tur. Como ya se ha dicho, es de uso libre y gratuito y desde el propio programa podrás enviar tus facturas de forma rápida y sencilla.

También puedes entregar la factura en el PUNTO GENERAL DE ENTREGA DE FACTURAS de la Diputación Foral de Gipuzkoa y los Ayuntamientos (recuerda que debe estar en formato "Facturae").

 

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